Ongestructureerd Interview
Dit voorbeeld is gebruikt in een organisatie die het huidige EPD wil vernieuwen. De vragen staan wel vast, maar de antwoorden kunnen uiteenlopend zijn en zijn daardoor niet direct geschikt voor kwantitatieve data verzameling.
Het doel van de interviews in dit voorbeeld is om samen met zorgprofessionals van de organisatie het optimale implementatie-scenario te bepalen.
Het interview wordt gebruikt om het gesprek aan te gaan met medewerkers en om te horen wat er in gekozen onderwerpen bevalt/goed gaat in de huidige werkprocessen. Wat wordt er gezien als kans voor verbeterpunten en wat de zaken zijn die verbeterd moeten worden.
Daarnaast wil men kijken of de huidige visie van de organisatie terugkomt in de dagelijkse werkzaamheden. Om dit toe te spitsen op de werkzaamheden van de medewerker zijn de volgende onderwerpen genomen als uitgangspunten:
- Registratielast
- Verplichte aanleveringen
- Koppelingen
- Resultaat-ontsluiting (historische beelden eerdere behandelingen)
- Capaciteitsmanagement
- Specials (Wat is bijzonder in de patiënt behandeling binnen de organisatie?)
Start en inleiding interview
Om deze interviews zo goed en efficiënt mogelijk te laten verlopen zijn er een aantal voorbereidingen getroffen.
- De inhoudsdeskundigen zijn op de hoogte van de werkprocessen, kansen, verbeterpunten en wensen van de specialismen.
- De inhoudsdeskundigen inventariseren binnen het snijdende specialisme/ beschouwende specialisme/ medische beeldvorming/ acute zorg de visie van de specialismen op de gestelde onderwerpen.
Voorbereiding
Visie en strategie document is gedeeld met interview leden
Leden hebben medewerkers gesproken over en kunnen het volgende verwoorden:
- Huidige knelpunten en/of verbeterpunten tav gebruik EPD, digitale werkomgeving en werkprocessen;
- Wat moet er zijn om dit project geslaagd te laten zijn;
- Waar is men tevreden over / wat gaat er goed op dit moment;
- Invulling visie en strategie. Denk hierbij aan EPD, contact met patiënt, koppelingen met bijv. PGO/MedMij, etc.
Onderwerpen
Registratielast
Als medewerker xxx specialisme documenteer ik in het patiëntendossier. Deze documentatie kan voor/tijdens/na de behandeling of polibezoek zijn en bevat gegevens welke patiënt en behandeling gerelateerd zijn
- Wat gaat er nu goed omtrent de registratielast binnen het patiëntendossier
- Hoe leg ik deze data vast en welke stappen zijn hiervoor essentieel
Welke data leg ik als medewerker xxx specialisme voor/tijdens/na de behandeling of polibezoek vast in het dossier
Wat is het eindproduct van deze documentatie en waar/hoe wordt deze terug gevonden
Waar voldoet het vastleggen van deze data aan; is dit vrije text of gestructureerd? Wordt deze data bijvoorbeeld uitgewisseld binnen of buiten de organisatie?
Verplichte aanleveringen
Als medewerker xxx specialisme documenteer ik in het patiëntendossier. In Nederland is er vanuit de overheid een verplichting om een aantal zaken aan te leveren, denk hierbij aan onder andere het kankerregister.
- Wat gaat er nu goed omtrent de verplichte aanlevering van data binnen het patiëntendossier?
- Hoe wordt deze aanlevering gedaan en wat moet ik daarvoor doen?
- Waar wordt de data vastgelegd die ik moet aanleveren? En hoe? Gestructureerd of vrije tekst velden?
- Wat is het eindproduct van deze aanleveringen en waar/hoe wordt deze terug gevonden
- Welke mensen binnen de organisatie houden zich bezig met deze aanleveringen?
Koppelingen
Als medewerker xxx specialisme documenteer ik in het patiëntendossier. In mijn werk ben ik afhankelijk van toegang tot medische beeldvorming en andere registraties. Bijvoorbeeld in het uitwisselen van gegevens binnen de regio.
- Wat gaat er nu goed omtrent het gebruik van diverse databronnen binnen het patiëntendossier?
- Wat zijn de meest gebruikte databronnen (Radiologie beelden/medicatie (LSP), etc.) die ik nodig heb binnen mijn dagelijkse werkzaamheden?
- Welke stappen moet ik ondernemen om bij deze data te komen?
Resultaat ontsluiting
(historische beelden eerdere behandelingen)
Als medewerker xxx specialisme documenteer ik in het patiëntendossier. Hiervoor heb ik toegang tot alle relevante data die aanwezig is in het patiëntendossier. Deze data is van dit bezoek, alsmede historische data van eerdere bezoeken. En/of andere instellingen binnen de regio.
- Wat gaat er nu goed omtrent het hergebruik van data binnen het patiëntendossier?
- Hoe eenvoudig is het voor mij om data terug te vinden in het dossier?
- Hoe eenvoudig is het voor mij om externe data in te zien (vanuit andere zorginstellingen)
- Ik heb geen toegang tot data die ik niet in mag zien op basis van AVG, denk aan verslagen psychiatrie, e.d.
- Hoe eenvoudig is het voor mij om de data her te gebruiken binnen het dossier?
Specials
(Wat is bijzonder in de patiënt behandeling binnen de organisatie?)
Als medewerker xxx specialisme ben ik verantwoordelijk voor de (mede) behandeling van patiënten.
- Binnen het xxx specialisme hebben wij de volgende focus gebieden;...
- Het EPD team heeft ons voor het uitvoeren van onze werkzaamheden op de volgende manier ondersteund.